Office/Management Assistant

De functie

• In de rol van administratief talent zorg je ervoor dat we altijd van de juiste kantoorbenodigdheden zijn voorzien. Je houdt ook toezicht op onderhoudscontracten en zorgt ervoor dat periodieke keuringen zoals bijvoorbeeld van de voertuigen, HVAC-systemen en printers altijd op tijd plaatsvinden. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beheer van onze verzekeringen, zodat alles goed is afgedekt. Je fungeert als de spil achter het info e-mailadres en zorgt ervoor dat alle communicatie soepel verloopt. Tot slot beheer je de agenda van de zaakvoerder(s), zodat iedereen altijd goed voorbereid aan afspraken kan beginnen.

• In deze veelzijdige job ben je verantwoordelijk over de inkomende facturen: je beheert, verwerkt en zorgt ervoor dat betalingen soepel verlopen. Ook bij uitgaande facturen laat jij je creativiteit zien door het format te verbeteren en ervoor te zorgen dat alles tijdig de deur uitgaat. Maandelijks stel je uuroverzichten samen voor onze projecten, volg je de regie uurtarieven op en analyseer je de prestaties per project of personeelslid.
• Je vraagt de loonberekeningen voor ons personeel aan bij ons sociaal secretariaat en nadien zorg je ervoor dat de betalingen vlekkeloos worden uitgevoerd. Je houdt ook nauwlettend de facturen van de RSZ en de bedrijfsvoorheffing in de gaten, zodat alles altijd op orde is. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het mee opvolgen van het jaarlijkse preventie- en beschermingsverslag uitgevoerd door een erkende externe dienst en zorg je ervoor dat de nodige aanpassingen van aanbevelingen worden doorgevoerd.
• Als aanspreekpunt voor ons personeel beantwoord je allerlei vragen over afwezigheden, vakantiedagen, kantoorbenodigdheden en toegangscontrole. Je bent ook verantwoordelijk voor het opstellen en beheren van vacatures en aanwervingen, evenals het opstellen van personeelscontracten, zodat ons team altijd goed in de watten wordt gelegd.
• Als administratieve duizendpoot ga je geen uitdaging uit de weg! Jij zorgt ervoor dat elk dossier piekfijn in orde is, met alle documenten keurig klaargelegd, geprint en gescand. Of het nu gaat om plannen of andere belangrijke papieren, jij hebt alles op tijd en perfect georganiseerd. Daarnaast ben jij de rots in de branding als het aankomt op het archiveren van fysieke dossiers.
• Zodra je goed ingewerkt bent, en afhankelijk van het werkregime waarin je wilt terechtkomen, krijg je de kans – indien je zelf ook vragende partij bent – om nog meer verantwoordelijkheid op je te nemen. Denk aan het opvolgen van attesten BA10 van aannemers, het checken van prijsvragen en het opbellen van aannemers voor offertes of technische informatie. Ook hou je de vinger aan de pols bij asbuiltdossiers en andere technische documentatie.
• Tot slot, speel je een cruciale rol in het aanvragen van nutsvoorzieningen, zoals bij Fluvius. Kortom, jij bent de administratieve spil in het web die ervoor zorgt dat alles soepel en vlekkeloos verloopt!

Het Profiel

• Heb jij al enige ervaring opgedaan en ben je klaar voor de volgende stap in jouw carrière?
• We vragen minimaal een Bachelor diploma en dat je vlot overweg kan met het Office-pakket.
• We zijn op zoek naar iemand die niet alleen uitvoert, maar ook meedenkt.
• Jij ziet kansen en verbeterpunten nog voor anderen dat doen, en je aarzelt niet om die aan te pakken.
• Je neemt graag initiatief en draagt actief bij aan het optimaliseren van processen binnen de organisatie.
• Met jouw proactieve houding ben je een echte sparringpartner voor collega's en zorg je ervoor dat zaken niet alleen efficiënt verlopen, maar ook slimmer.
• Jij durft met nieuwe ideeën te komen en laat daarmee zien dat je het verschil maakt.

Maar wat we echt heel belangrijk vinden, is je enthousiasme en jouw organisatietalent – daarmee maak je het verschil!

Aanbod

• Bij ons geniet je van de vrijheid om je werkdag flexibel te starten tussen 7u en 9u. Of je nu voltijds wilt werken of liever kiest voor een deeltijds schema (minimaal 3/5), wij passen ons aan jouw wensen aan.
• Bovendien bieden we je meteen een vast contract met zekerheid voor onbepaalde duur, waarbij een voltijdse werkdag 8 uur bedraagt.
• Je komt terecht in een enthousiast en dynamisch team, en dat allemaal in een filevrije, groene omgeving waar je echt kunt genieten van je werkplek. Ons moderne kantoor biedt volop ruimte en is voorzien van alle benodigde faciliteiten, zodat jij je op je best voelt.
• Om het nog aantrekkelijker te maken bieden we een competitief salaris, aangevuld met maaltijdcheques, een vergoeding voor je woon-werkverkeer en een 13e maand als eindejaarspremie.